Manche Programme begleitet man so lange, dass sie irgendwann fast zur Familie gehören. Genau deshalb wurde es bei uns in diesen Tagen ein wenig feierlich, ein wenig wehmütig – und natürlich auch ein bisschen lustig. Nach vielen gemeinsamen Jahren heißt es bei der Thomas Kohl Gruppe: Goodbye, alte Disposition!
Eine kleine Trauerfeier für eine treue Begleiterin
Unsere alte Dispositions- und Auftragsabwicklungssoftware hat Schichten geplant, Aufträge sortiert, Arbeitszeiten begleitet und unseren Innendienst durch unzählige Arbeitstage getragen. Sie war nicht immer modern, nicht immer schnell und manchmal durchaus eigenwillig. Aber sie war eben unsere Dispo.
Und weil alles Neue bekanntlich erst einmal schwierig, schwer und sowieso ein bisschen „doof“ ist, haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Abschied mit Humor genommen. Für alle Kolleginnen und Kollegen, die an unserem Tresen vorbeikommen, wurde eine kleine Trauerzeremonie aufgebaut – mit Blumen, Kerze, Taschentüchern und der Bitte um aufrichtige Anteilnahme.
Natürlich trauern wir nicht wirklich. Aber ein bisschen Spaß muss sein, gerade wenn sich im Arbeitsalltag vieles verändert.
Seit 15 Jahren digital unterwegs
Digitale Zeiterfassung ist für uns kein neuer Trend. Bereits seit rund 15 Jahren erfassen wir Arbeitszeiten digital und verbinden diese Daten mit unserer Disposition. Damit gehörten wir nach unserer eigenen Unternehmensgeschichte früh zu den digitalisierten Dienstleistungsunternehmen in Deutschland.
Das war für einen Betrieb mit vielen Beschäftigten, unterschiedlichen Objekten und wechselnden Einsatzzeiten schon damals ein großer Schritt. Weniger Papier, schnellere Informationen und mehr Übersicht halfen uns, die Abläufe in der Unterhaltsreinigung und in weiteren Dienstleistungsbereichen verlässlich zu organisieren.
Fünf Jahre Erfahrung als Testkunde
In den vergangenen fünf Jahren haben wir Yellow Time als Testkunde begleitet. Dabei konnten Erfahrungen aus unserem täglichen Betrieb unmittelbar in die Weiterentwicklung einfließen. Denn Software für Dienstleistungen muss mehr können, als nur Beginn und Ende einer Arbeitszeit zu speichern. Sie muss Mitarbeiter, Kundenobjekte, Aufträge, Vertretungen und Informationen sinnvoll miteinander verbinden.
Yellow Time beschreibt seine Lösung als digitale Zeiterfassung für mittelständische Unternehmen, Gebäudereinigung und Facility Management – einschließlich mobiler Erfassung, Objektbezug und Einsatzplanung. Für uns ist besonders wichtig, dass die Software nicht am Schreibtisch entwickelt wird, sondern sich an den tatsächlichen Abläufen eines Dienstleistungsunternehmens orientiert.
Der erste Schulungsschritt ist geschafft
Heute wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ersten Schritt für die neue Yellow-Time-Version geschult. Zum 16. September beginnt das Onboarding in den produktiven Einsatz. Bis dahin werden Abläufe geprüft, Daten vorbereitet und die Teams Schritt für Schritt mitgenommen.
Veränderungen brauchen schließlich nicht nur Technik, sondern auch Menschen, die sie verstehen und im Alltag anwenden können. Darum gehört neben aller Vorfreude auch Respekt vor der Umstellung dazu. Unsere kleine Trauerfeier nimmt diese Gefühle mit einem Augenzwinkern auf: Das Alte darf würdevoll gehen, damit das Neue gut beginnen kann.
Ein neues Zeitalter für Disposition und Auftragsabwicklung
Mit der neuen Version verbinden wir Zeiterfassung, Disposition und Auftragsabwicklung noch enger. Perspektivisch eröffnen sich dadurch neue Möglichkeiten für automatisierte Abläufe und KI-gestützte Unterstützung. Informationen können schneller dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden. Wiederkehrende Routinen lassen sich reduzieren und Entscheidungen können auf einer besseren Datengrundlage getroffen werden.
Das betrifft nicht nur klassische Reinigungsaufträge, sondern auch organisatorisch anspruchsvolle Leistungen im Facility Management. Je klarer die Informationen fließen, desto mehr Zeit bleibt für Kunden, Mitarbeiter und die Aufgaben, bei denen persönliches Denken und Handeln wirklich gefragt sind.
Mehr Zeit für die wichtigen Dinge
Schon vor dem vollständigen Onboarding der neuen Software konnten wir im Innendienst erhebliche Einsparungspotenziale erkennen. Gemeint ist dabei vor allem eingesparte Bearbeitungszeit: weniger doppelte Eingaben, weniger manuelle Zwischenschritte und weniger Suchen nach aktuellen Informationen.
Unser Ziel ist nicht, Menschen durch Technik zu ersetzen. Wir möchten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von unnötigen Routinen entlasten. So entsteht mehr Zeit für Kundenbetreuung, Qualitätskontrolle, Planung, Kommunikation – und manchmal auch für die anderen wichtigen Dinge des Lebens.
Goodbye, alte Dispo – willkommen, neue Möglichkeiten
Heute sagen wir unserer alten Disposition mit einem Lächeln Lebewohl. Sie hat uns lange begleitet und einen wichtigen Teil unserer Digitalisierung möglich gemacht. Nun beginnt mit der neuen Yellow-Time-Version das nächste Kapitel.
Als langjähriger Testkunde und Beta-Anwender freuen wir uns darauf, eine Lösung einzusetzen, die für unsere Anforderungen zu den besten und passendsten am Markt gehört. Wir sind gespannt auf die neuen Funktionen, die weitere Automatisierung und die Möglichkeiten einer KI-gestützten Steuerung.
Liebe alte Dispo: Danke für deinen Dienst. Ruhe in Frieden – deine Daten nehmen wir selbstverständlich mit.
Wie die Thomas Kohl Gruppe moderne Technik mit zuverlässigen Dienstleistungen verbindet, zeigen wir in unserem Bereich Reinigung. Für Fragen und individuelle Anliegen sind wir über unsere Kontaktseite erreichbar.
Weitere Informationen zur eingesetzten Lösung: Yellow Time.
